作为企业使用的文档管理系统，基本功能是把企业内长期积累的各种文档集中存储起来，方便有权限的人查阅、修改。这种功能Windows自带的共享文件夹也可满足。但随着企业需求日渐复杂，简单的共享文件夹已难胜任。

　　文档管理系统的功能已经远远超出了共享文件夹这种简单形式，大致可以归纳为以下几个方面：

　　既可做到精细管控每个用户对每个文件的权限，又能利用部门、角色及文件夹与子文件的继承关系，轻松实现公司所有文件的权限分配，这是文档管理系统最基础的功能。

　　为了防止公司员工直接获取原始文件，一些文件应该不允许用户下载到本地，而是直接在线预览，同样文件的编辑也是在线进行，所以预览与在线编辑其实是权限管控的进一步增强，但这也是文档管理系统的一个难点，因为需要支持的预览格式要尽可能多，而在线编辑控件技术难度很高，大多是集成的第三方控件。

　　Windows系统自带了版本管理功能，但很少有人用，因为太麻烦。文档管理系统需要在这方面提供很好的支持，如支持历史版本查看，版本回滚，版本删除，版本对比等。

　　既然是公司使用，员工之间的文件协同是必不可少的，它包括的内容很多，如多人协作编辑、文件讨论、文件发布，外链分享、文件锁定等，这些功能可实现员工之间对文件的协作处理和沟通，提高办公效率。

　　全文搜索的重要性不言而喻，它可以让用户仅凭一个关键词就在公司庞大的资料库中找到需要的文档。一些文档管理系统还集成了OCR，能够直接搜索到图片文档中的文字。

　　文档的审批可以让文档的创建、更新、作废都通过审批流程进行。对企业而言，文档审批是自上而下垂直管理体系的必然要求，任何重要的文档都应走审批流程才能拥有权威性与足够的认同。另外文档审批也能满足企业内的一般性业务需求，如员工的请假条、报销单、采购订单等都能以上传文档的形式发起审批请求，从而获得批准。

　　公司文档是集中储存在服务器上的，用户使用文档的方式一般有三种：网页版、客户端、同步盘。网页版的在线预览、在线编辑是方便的，遇到需要使用本地程序查看或编辑的场合则相当不便，文件频繁上传与下载的效率也不高，适用于低频使用的场景；客户端脱离了浏览器自身特性的束缚，使用体验好很多；使用体验最好的是同步盘，因为同步盘使用云端文件跟使用本地文件几乎没有差别，并且文档管理系统的权限管理、版本管理等功能仍旧完全有效。

　　不过传统同步盘是有缺陷的：一是无法同步太多文件，这会造成存储空间不足及网络带宽使用过多；二是对禁止下载到本地只能预览的文件也无法同步，所幸新一代使用了Windows云同步引擎的同步盘解决了这些问题。

　　文档安全也是文档管理系统的重中之重，其可包括以下内容：实时备份，以避免数据丢失的风险；日志审计，能追逆公司员工的操作记录，做到事后追责。其它文档安全的功能还包括：加密传输、加密存储、误删恢复、集成杀毒软件等。

　　同步盘与文档审批做的不错，同步盘可选择只同步文件基本信息或者同步文件内容，也可展示无下载权限文件，有效解决了同步盘的两大疼点。文档审批的易用性与灵活性都很出色，文档管理系统的其它主要功能基本齐全，缺点是文件预览支持的格式相对略少，仅支持私有化部署。

　　同步盘这一块做的很好，且能兼容主流的操作系统，这是其最大特色。其它主要的文档管理系统应具备的功能大多也都有，不过缺少文档审批功能，以公有云为主，坚果云比较适合对同步有强需求的个人与企业使用。

　　产品功能比较均衡，预览与在线编辑做的不错，其它文档管理系统需要的功能也基本都有，同步盘较为一般，考虑到亿方云是主打公有云的主流品牌，且产品均衡性不错，适合中小企业做为公有云使用。

　　因有联想的品牌支撑，再加上长期耕耘，安全性与可靠性上较为放心，很适合大型企业集团的使用，不过在产品功能上相对保守僵化，更新迭代较慢。

　　在早期，文档管理软件主要是为了将企业内部海量的电子文档集中存储、管理，通过设置共享权限进行内部员工的文档分发，有些甚至可能要提供API接口，便于将ERP、OA等系统的文档纳入其中，形成企业文档管理中心。

　　而随着时间的发展，市场上几乎所有的文档管理软件都在此基础上整合了协作功能。希望通过增加文件评论、多人在线协作编辑、实时同步、在线分享等功能，满足团队协作需求，以做到差异化获取更多用户。

　　但现在有些人将其划分为纯文档管理软件和整合协作功能软件并不准确。而根据使用的人群、使用场景的差异进行细分可能更能帮助大家找到适合自己的文档管理软件，比如产研团队的文档管理软件要求与研发过程关联、营销团队更偏向于产材料的对外分享等。这就衍生出知识库软件、企业网盘、在线文档这么几类，并再基础上再细分。

　　所以文章在整理文档管理软件的过程中将着重介绍该软件的适合使用场景\人群、功能、优缺点等。

　　知识库类型的文档管理工具，国内很多团队最推荐的知识库工具之一，产品口碑极好。

　　主要用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。适用于企业几乎所有类型团队，因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队。

　　支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；

　　与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；

　　页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；

　　Worktile 是国内市场占有率最高的项目管理软件，针对企业文档、图像、音频、视频等文件的储存打造了企业网盘模块。Worktile 网盘的优势是提供无存储上限的网盘，以及安全高速的上传、下载及预览体验。

　　在整体上，Worktile 被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。

　　在功能上Worktile 是一个工具集合，它具备OKR目标管理、项目管理、项目集管理、项目计划、项目风险、项目成本管理、企业网盘、审批、简报等能力。并且具备强大的自定义能力，能够配置出符合各种项目团队的流程、表单、字段、数据报表，以及具备丰富的模板市场bc体育平台登录入口。

　　优缺点：作为企业网盘满足文档管理需求，同时也能满足企业大部分管理需求，所以非常适合中小企业，避免买多个工具。缺点就是不纯粹，对只找企业网盘的企业来说多很多没用的功能。

　　纯企业网盘类型的文档管理工具，不仅可以管理文档，还可以管理其他类型的信息，如图像、音频、视频、PS工程文件等。除了文件存储、共享协作能力之外，还具备OCR扫描、建立本地同步文件夹、桌面文件自动备份等优点。

　　但无法像下面要讲的Gitbook、PingCode那样，结构化的文档管理，也不能像Worktile那样将云盘文件直接发送到聊天窗口，做项目管理等。更多是做企业云端存储工具使用。

　　关于企业网盘国内知名的还有亿方云、百度企业网盘、联想企业网盘等等。不过功能大体类似，所以这里就不再一一介绍。

　　海外热门知识库工具，最适合软件开发者作为个人知识库使用，所以知乎上才有非常多人评价这个工具适合程序员用来写博客和书。除了具备大量的技术文档所需的功能外，该知识库还能将文档发布到github博客。

　　当然，它也具备团队协作功能，但如果是用来作为团队文档的管理工具，还是不如PingCode来的好用。

　　3. 使用git保存，有些时候会莫名其妙的丢失一小部分数据，可能是跟自己的操作速度有点快有关，或则是忘记保存

　　MediaWiki全球比较著名的开源wiki程序之一，就是基于该工具搭建，最适合企业用来搭建百科、知识库查询等用途。不过这是一个开箱即用的工具，它需要开发人员配置开发等才能投入使用。

　　类似的产品还有石墨文档、金山文档等等。这类的工具核心能力优势是在文档高效便捷的协作与分享，在构建知识库、帮助中心、电子书等方面虽然能做，但在结构化、页面级别的权限管控等方面都不及PingCode、Gitbook等专业的知识库产品。

　　相信大家也能观察到，身边非常多人用腾讯文档做表格协作分享，但基本很少人用它做笔记/文档的管理工具。我们可以对比以下，比如以下是Worktile使用PingCode知识库打造并发布的帮助中心文档，是不是觉得用来管理文档很舒服。

　　也是一个为软件开发团队打造的团队级知识库子产品，由澳大利亚 Atlassiana 公司打造，在国内算是比较知名的的企业知识管理与协同软件，与国内的PingCode知识管理子产品类似，可以用于构建企业wiki，具有成熟的功能，能够直接关联研发管理的各环节。

　　Confluence 优势在于集成了非常多的知名插件，几乎能够将工作需要的软件与其打通。但比较遗憾的是，很贵，而且针对大陆用户停售本地版。

　　工具优缺点：优点是结构化文档管理、丰富的文档模板、非常丰富的插件，Confluence 集成了国外几乎所有主流的工具。缺点是：随着人数的增加，访问速度会变得很慢，管理变得复杂；Confluence非常昂贵，例如100人的情况下，Confluence需要10万大洋/年，而国内的PingCodeWiki等同类工具只需要2-3万/年。国内不设公司，服务全部由代理商完成，而且价格不便宜(有的代理实施费用1万/天)。

　　这也是一款多合一的文档管理工具：知识库+日程+项目管理等，与Worktile不同的是，Notion主要是针对个人和小团队打造。最近它又增加了一个新的神器AI，程度堪比Chatgpt。

　　和传统的文档管理软件不同，Notion采用了模块化的设计，每个段落都是一个独立的区块，可以自由拖拽和布局，而且区块还可以设置为各种类型，包括标题、待办、列表、引用、图片、视频等，甚至还提供了第三方嵌入功能，你可以在其中加入网页片段、代码、思维导图、流程图等模块，创建内容丰富的文档。

　　知识库工具，虽然也具备团队协作功能但并不强，个人觉得做人知识库或者笔记工具足够了。因为这是2015年才在蚂蚁内部孵化的项目，2022年发布移动端，所以功能并不成熟。

　　语雀和其他知识库工具一样，使用了“结构化知识库管理”，形式上类似书籍的目录。与其他产品可以随意建立文档不同，语雀上的每一篇文档必须属于某一个知识库，语雀希望通过这样的产品设计，来从源头上帮助用户建立起知识管理的意识，培养良好的知识管理习惯。除此以外，它能够满足“卡片笔记”这种方法论下的笔记记录方式。

　　功能上具有全局搜索、插入功能丰富（比如思维导图等）、画板功能好用、操作体验不错。

　　但缺点也明显，移动端功能非常有限、更适合个人，团队协作能力较弱；无法保持登录，经常需要重复登录；有些用户吐槽交互设计反人类。

　　飞书有非常多人夸，但这个东西完全看个人怎么用。站在中小团队管理来说，因为是多合一管理工具，功能也相对成熟，免费版功能丰富，所以很大程度可以满足中小团队管理、白嫖，节省成本的需求。

　　但如果是在有其他管理工具的前提下，找的是一个单纯的文档管理软件，那么它冗余的功能就成了负担，不仅增加学习成本，还会影响团队效率，效果反而不及语雀管理系统、Gitbook等单场景工具。

　　再如果是要产品研发团队参与使用，那么使用效果可能又不如PingCode、Confluence来的好，因为它并不打通研发全流程，无法与研发中所有工具打通。像这样的例子还有很多，这里就不再列举。

　　以上就是关于企业文档管理软件的盘点和对比，希望以上文档管理软件的介绍可以帮助大家找到合适的管理工具。

　　当下企业云盘文件管理系统品牌多种多样，前段时间公司在选择产品时做了多家产品的对比，可以借鉴下。

　　用Excel制作的一个简易而不简单的文件管理工具，目前升级至4.0版本！

　　企业各类项目都能在 Tower实现高效协作，包括但不限于人事管理、市场营销、销售管理、法律法务、软件研发、产品设计等等，Tower 操作简单，能做到 5 分钟入门，1 小时精通，而且它的自定义功能还能满足团队个性化管理需求。

　　此外，它提供列表、日历、看板等多种视图，通过使用甘特图进行进度管控，保障项目按时交付，PC、微信均可提醒任务进展，确保任务不遗漏。是专业企业协作而设计的工具。

　　Makeflow 是结合团队协作与经验管理的全新工作模式，它让团队快速从个体工作中学习经验,再快速把经验传递给每一个团队成员。而且Makeflow 和传统的工作量引擎类似，只要能编写 Makefile 就可以使用 Makeflow，可在数分钟内运行起来。

　　Teamwork 简称（TW）是一款基于web且国际领先的项目任务及团队协作管理软件，使用Java语言开发， 集成了任务管理、项目管理、团队管理以及工作日志管理等功能。

　　最亮眼的功能是，通过它可以创建任务和项目、上传文件并添加评论。有了团队合作，一切都在一个中心位置。

　　Asana的目标是将自己打造成可替代邮箱的更为高效的团队任务协作工具。它是集邮件、办公、文档、沟通于一体的任务管理平台，注重使用键盘的快捷方式，可以帮用户节省工作时间。在Asana里，你可以直接创建任务，并为任务添加协作者，确保分工明确。大家可在任务下面评论或添加附件，关注任务的其他成员能实时看到，无需再通过邮件反复沟通。你创建的所有任务及任务沟通历史都能搜索到。

　　当你拥有2台电脑，如果一台是Mac，一个是Windows，如何便捷管理这两台设备上的图片、文档和PPT等文件将是一个难题，文件散落各处、版本混乱、需要的时候找不到...

　　坚果云是一个全平台的同步网盘，帮你自动同步文件，跨设备无缝衔接，提高效率。

　　同时坚果云还提供历史版本恢复（麻麻再也不怕我搞错论文版本啦）、误删文件恢复、分享下载不限速……最最重要的是，安全稳定！

　　Mac 的右键菜单没有新建文本文档、Word、Excel 等文件的功能，这让许多用惯了 Windows 的小伙伴们会有些不习惯。bc体育平台登录入口